試論大型索引项目的管理工作
——談《古今圖書集成索引》的管理工作
一
對於大型索引工作來説,需要有較多甚至衆多的人員參加。即使是現在使用電腦進行索引編製,也往往也需要多層次人員相互配合,協同工作。這樣就存在一個管理的問題。
管理得好,就會提高效益;管理不善,就會降低效率,甚而使索引工作歸於失敗。這個道理是顯而易見的。在實際工作中人們會注意到如何改進管理,提高成效;但是往往忽略了從理論上去探討,去提高。
上世紀三、四十年代,哈佛引得學社組織了一批學者,埋頭從事古籍索引工作,取得豐碩的成果,成爲我國現代索引的典範。可惜的是,未能見到該學社對其管理工作做系統的總結和介紹。
當然,現代管理學是在第二次世界大戰後才得到充分的重視,而且蓬勃地發展起來。我們不能苛求前人,提出超越時代的要求。倒是我們自己應該跟上時代的步伐,與時俱進。努力地運用現代科學知識,包括現代管理學知識,來推動我們的工作。
基於這種認識,我們課題組試圖通過學習現代管理學,邊學習邊總結自己工作的經驗和教訓,以便進一步改善管理,提高成效。
二
我們從事《古今圖書集成索引》的編製工作,已經二十年了。參加的人員先後有一百多人。總算是做出一些成績來。有人問我們:爲什麽能堅持這麽久而不放棄?爲什麽出自衆人之手而能有這樣的業績?我們自問工作中還存在許多問題,如何去改進?去提高?這也是擺在我們面前的問題。
别人的美譽,我們實不敢當;而自己的苦惱,却一直纏繞在腦間。爲此熬了多少不眠之夜,開了多少次會議商討。有的問題算是解决了,可有的問題仍然是老大難。
通過學習有關現代管理學的知識,向老專家叨教,我們的認識逐步有所提高。對照現代管理學的原理,就幾個主要問題來談談體會。
(一)决策
爲什麽我們要選定編製《古今圖書集成索引》,而且一幹就是近二十年呢?回想起來,有客觀和主觀兩方面的因素。
1981年,黨中央根據陳雲同志的建議,專門作出《關於整理我國古籍的指示》。極大鼓舞了剛從十年浩劫中餘生的古籍整理工作者,全國各地掀起了整理古籍的熱潮。當時我們在恩師沙少海教授的鼓勵和中文系領導的支持下,也行動起來。經過一番考慮,决定給《古今圖書集成》編製系統的索引。
就邀請系資料室、校圖書館的同仁,一起動手幹起來。很快就編出了三大本油印本,共80萬字。向全國省級和高校圖書館徵訂。隨着編製索引工作的不斷深入,對《古今圖書集成》的認識也加深了,開始有新的發現。比如,在給每一部編碼過程中,發現該書凡例中所列的總部數有誤,少了8部。又如,反復翻閱中,悟出該書的分類特點,尤其是經緯交織的特點。這些得到專家們的肯定,也爲編製索引奠定了基礎。後來巴蜀書社選中我們的油印本,作爲印刷本的基礎,也就因爲我們有所發現。
爲了搞好印刷本,我們組織了8位教職員和20多名研究生、本科生,夜以繼日地苦幹,平日的課餘、節假日都在加班加點。用手工辦法,先後抄録了22萬張卡片。又特地安排在南寧市內用照相排版,我們負責培訓工人學會繁體字,包起全部校核以及挖改任務。足足忙了兩年半,終於完成了275萬字的編印任務。該版索引正式出版後,引起很大的反響,獲得省部級的大獎。
1988年起我們轉入電子版的製作。開頭僅僅是利用電腦作爲輔助工具,新編出藝文索引和部分引書索引。跟出版社聯繫用印刷本形式出版,可是被一再拖延。我們并未因此泄氣,仍然堅持編下去。又不滿足于把電腦作爲編製印刷本索引的輔助工具,而設法直接製作索引數據庫。光是採用的數據庫管理系統,就升級了好幾次,不斷追趕電子技術的新發展。
經過十年的苦苦追求和耐心等待,廣西金海灣電子音像出版社經過多方論證,終於下决心出版電子版《古今圖書集成》。我們組織了校內外18人的老中青、高中初檔、多種學科聯合攻關的學術隊伍。還發動了70多名研究生、本科生,接納了16名來校實習的職高生。經過上百人的大會戰,在短短的一年半時間完成了任務,計有36個索引數據庫,37萬條記録,共1200萬字。信息資料更爲全面,檢索渠道更爲廣泛,查詢速度更爲快捷。
照説經過16年的艱苦奮鬥,可以結束這一馬拉松式的科研工作了。但是,我們并未停下腳步,就此甘休。在讚揚聲中主動找差距,認爲該版仍有不足之處。由於趕着國慶50周年獻禮,來不及把引書索引數據庫收進去。引書索引數據庫的記録達50多萬條,是已出版37萬條記録的一倍多。另外,爲了適應大陸用户的需要,應該增加輸入簡化字可以查找繁體字原文的功能。因此,我們又决定從1.0版升到2.0版。中間因爲經費不足,我們苦撑苦熬了一段時日,後來得到自治區領導的支持,度過了難關,堅持了來下。
現在回顧起來,當初的選題是恰當的,堅持20年不懈努力也是值得的。這一决策是群策群力的結果,是符合客觀的需要和實際的。
(二)組織
現代管理學指出,作出正確的决策後,需要靠組織力量去實施。在實際工作中我們體會到組織力量包括組織人力、財力、物力和營造氛圍。
1. 組織和培訓人員
作爲科研的課題組,首先是物色人才,建立起一支老中青、高中初檔、多學科聯合攻關的學術隊伍。
既要有熟悉文獻學、目録學的索引專業人員,又要有掌握電腦技術的專門人才,還要有盡可能多的各方面學科的人才(我們就吸收了訓詁學、方言學、圖書館學、中醫文獻學、漁業水産等方面的專業人才)。
要有高中初檔次的人員。高級人員切忌掛名,而應實實在在承擔職責。除了籌劃决策、解答疑難、審閱定稿,還有一項重要任務,就是培訓中、初級人員。中級人員既要能獨立工作,又能帶徒弟,負責實際工作。初級人員也要有高度責任感,在高、中級人員的指導、幫助下,完成分配給自己的任務,并逐步提高水準。
至於老中青結合,不僅在精力、經驗上互補,而且涉及到培養接班人的重大問題。
對科研项目來説,人員的培訓和提高,是至關重要的。凡是來參加工作的學生和新手,都要先培訓後上崗。講清工作的意義,教會必要的技能(上機的操作,掌握繁體字、異體字、舊字形,學會五筆型輸入),并對每一工序提出明確的要求。還要不斷提高工作人員的素質。對留用的職高生,鼓勵他們業餘進修,有的讀了電視大學專科,又升本科。對老先生也特地安排學習電腦,逐步從校對打印件到直接在屏幕上修改,實現編製工作的無紙化和數字化。
2. 争取并管好資金
資金是開展科研工作的必要條件。前些年文科的科研經費少得可憐,索引經費更不容易申請。我們是靠艱苦努力,做出一定成績來,才申請到經費,得到專門的撥款。有一段時間是靠自掏腰包度日。因而特别珍惜來之不易的經費。
我們的口號是“外争經費,內行節約”。1988年爲了購置第一台電腦,到處游説、求情。有的領導從不理解你們文科幹嘛要電腦,到感慨地説:“聽您這麽講,如果我家有臺電腦,都要送給您了。”出差的費用如果能在有關部門報銷,就拿去報銷,没有出差補貼也算了,更去不考慮面子好不好看。只要能籌集到經費就行。在組內實行會計和出納分立、嚴格報銷手續。盡可能節省開支,減少耗費。針式打印機的色帶用到顏色太淺才更换,非正式的打印一律用廢紙翻過來打。
時間就是金錢。我們特别注意把握好時間,充分利用好每一寸光陰。提高工作效率,騰出時間進行某些相關的項目,以籌集資金。例如,在編製索引中發現字形處理是個大問題,尤其是古籍索引遇到的繁體字、異體字、舊字形,我們不能不進行專題探討。因此曾經領取并完成國家教委項目——古籍整理用大型電腦字庫的字形研究和國家語委项目——新舊字形對照表,爲了宣傳國家通用語言文字法和規範漢字,編製了《多功能現代漢字辭典》和《現代漢字正字手册》(後者是應廣西語委的要求,用了40個日日夜夜,在前者的基礎上趕編、趕排、趕校出來的)。
3. 管好用好設備
用電腦編製索引,需要的設備可不少。除了電腦,還要打印機、掃描儀、刻録機、複印機,等等。我們從一臺8086機起家,到286、386、486、奔4都曾經用過,而且用到不能再用了才不用。
目前我們的專用機房有16臺電腦,只有1臺稍好一點。其餘不是自籌經費買的二手貨;就是向學校設備處討來的舊機子(先後11臺),是别的單位淘汰不用,我們作終端凑合着用。建立起自己的小型區域網,互相調用和保存文件。
儘管設備陳舊,我們還是當作寶貝來用。派專人負責保管、維修。各種機子經常出故障,要反復維修或者東拼西凑,有段時間幾乎天天有故障。正因爲忙於維修,倒鍛煉出維修能力。年輕人提高得很快,學會了許多本領;老先生對故障也見怪不怪,往往知道機子又出了什麽老毛病。
爲了防止病毒的入侵,只安排一臺電腦上網,并經常殺毒。爲了防盜、防火,把已經録入的長期、固定的信息刻成光盤保存起來,定期把近期録入的信息拷到外置硬盤上,放在别處。
4. 營造良好的氛圍
我們深深體會到,科研管理應該包括營造一個寬鬆的人際環境和濃厚的學術氣氛。搞科研需要環境的安寧、心情的平靜和學術的交流,要有積極向上、相互促進的動力。
在物質方面,我們的條件雖然簡陋,資金嚴重不足,但是盡可能佈置一個寧靜、舒適的工作室。比如保證足夠的空間、燈光、飲用水等。首先考慮第一綫的工作條件,而不去設置什麽“所長辦公室”。有人來訪或參觀,就在四張拼起來的辦公桌邊上接待,没有什麽大班桌、大班椅的,連沙發椅也没有。
更重要的是,在精神方面,以人爲本,極力營造和諧的氣氛。尊老愛幼(指年青人)、相互幫助蔚然成風。每年的老人節都搞些活動,爲長者祝壽。給年青人提供進修學習的時間、條件。逢年過節或完成階段任務後進行聚餐、郊遊或者外出旅遊。
我們這裏没有勾心鬥角,没有爾虞我詐,有的只是如何共同把項目做好。工作中大家的心情都很舒暢。即使家中有難念的經、社會上有看不慣的事,到了工作室來,把門一關,什麽煩惱都關到門外去,一心一意地幹活。保持一片净土,樂在其中,其樂融融。
實行充分的學術民主,遇到技術難題一起商議,不局限於少數人。大家動腦筋,共同解决。有不同意見,都擺出來。一次定不下來,下次再議;初步方案行不通,可以推翻另定。不管職稱高低,誰説得對,就按誰的意見辦。有時會出現意見分歧,有所争議,而各抒己見,不傷和氣。不是靠一個腦袋出主意,而是每個腦袋都在運作。我們解决不了的問題,也經常向外尋求幫助。因此,我們度過許多技術難關。
(三)控制
整個科研集體项目是一個系統,系統的運作必須由控制來保障。控制涉及到人力、財力、物力,其中最主要的是人員分工、制定標準、檢查進度、評審效果等。控制的過程是通過信息的傳遞和反饋來進行的,我們使用電腦和人工并行的辦法。
人員的分工和財物的分配,都事先經過討論,作出具體安排,并輸入電腦。使每一個人明確自己的任務,較大時段和每週都有安排。每週週一打印出來,由各人簽字認可,記録在電腦中;各人還要在電腦的工作進度數據庫中,填寫上一週的實際工作進度。
資金的分配和電腦的使用也做有計劃,由兼職的會計和出納執行。經常來的工作人員安排專用的電腦,有的路遠在家工作,則用自己的電腦。學生是利用課餘時間來工作的,人數較多,無法配置固定的電腦。只能根據各人不同的課餘時間,插花式地安排電腦座位(利用電腦技術來安排)。由於有小型的區域網,無論在哪一台電腦,都可以調出和儲存自己工作需要用的文件。
實行目標管理,分工時每一道工序都有具體的要求,包括進度和質量。較爲複雜的操作,還打印出操作細則和樣條範例,人手一份。對學生和新手,採取面對面、手把手的辦法教,關鍵或容易出錯的地方反復提醒注意。
安排有專人(即調度員)負責檢查各人的工作進度,平衡各工序的快慢,保證工序之間的銜接。同時,通過抽查上一道工序安排下一道工序的辦法,進行質量的督促。根據信息的傳遞和反饋檢查各工序的進度和質量。
在進度和質量問題上,我們摸索到兩條經驗:要加快進度,不宜靠加班加點,而應該充分利用電腦技術,往往有些電腦的功能我們還未使用到,一經巧用,進度就會大大提高。要保證質量,關鍵的關鍵在於樹立高質量觀,處處想着如何提高質量,而不是馬虎從事。爲了保證質量,絞腦汁、出大汗而在所不惜,甚至推倒重來。
(四)創新
創新本來是科研的基本要素。科研不同於教學、生産,教學主要是傳授已知的知識,生産是嚴格按照規格製作産品,而科研則是探索未知,尋求新的規律。教學與科研、生産與科研之間有相互促進的關係,教學要不斷吸取科研成果,更新傳授的知識,生産也要利用科研成果,不斷推出新産品。那麽,科研更需要立足于創新,追求創新。
從《古今圖書集成索引》來説,我們之所以能夠堅持20年而不放棄,就是因爲不斷地創新。不斷追求目標的創新、技術的創新、管理的創新。如果抱殘守缺、因循守舊,僅僅停留在原有水準上,就不可能堅持這麽久,也不會得到各方面的支持。
目標創新:《古今圖書集成索引》從油印本到印刷版,再到電子版,又由1.0版升級到2.0版,目標不斷更新,內容不斷充實。油印本只標出1934年中華書局綫裝本的册次、卷次、頁碼,內容只有總目録、經綫索引(即部名索引)和圖表索引,80萬字。印刷版增加了1988年中華書局和巴蜀書社精裝本的册次、卷次、頁碼、塊碼,內容增加了經緯目録、人物傳記索引、職方典小彙考索引、禽蟲草木二典釋名索引,共275萬字。油印本和印刷版只能按四角號碼檢索,電子版則可以通過各種電腦輸入法來檢索。1.0電子版收有36個索引數據庫,37萬條記録,共1200萬字。2.0電子版將增加到52個索引數據庫,119萬條記録,達3836萬字。
技術創新:把手工操作更新爲在電腦上操作,電腦的使用又從輔助編製索引到編製索引數據庫。電腦技術也不斷更新,從1989年起先後選用過Dbase、Foxbase、Foxpro、Delphi等數據庫管理系統,還逐步解决字庫的選擇、數據庫結構的設計、有關程序的編寫,等等。
管理創新:從傳統的、不自覺的管理模式到有意識地學習現代管理模式,逐步地提高。如前所述,不再重複。
(五)領導
領導的重要性是不言而喻的。根據現代管理學,領導具有三方面的作用:一是指揮作用,二是協調作用,三是激勵作用。
我們的理解,科研的領導者不是“官”,官場那一套在課題組裏行不通。因爲課題組大多是自由組合的,誰也不會賣“官老爺”的賬。領導者要起到這三種作用,必須具有德才兼備的素質。首先要有德,無德者或性格有缺陷的人,也許可以瞎指揮一通,但很難調動别人的積極性。己身之不正,何以正人?同時要有才,才包括專業的能力和管理的能力。俗話説“主帥無能累死三軍”,何况科研是探討未知的奧秘,要有較强的能力帶領大家去决策、組織、控制和創新。
我們認爲領導不應是某一個人,而是一個群體。凡是骨幹,都應該是領導或領導成員。因爲指揮、協調和激勵這三項作用,光靠一個人的力量是不夠的,必須靠集體。當然領導可以分爲高層領導和基層領導,層層分工領導。高層領導也是集體,不應是“一把手”説了算。基層領導不僅是執行者,也是重大决策和技術攻關的參與者,同樣有發言權和表决權。只不過一般性問題没必要找一大批人來討論、處理。
三
對照現代管理學的基本要求,我們還有許多差距,尚待今後努力趕上。
首先,我們對現代管理學的認識還非常膚淺,只學到點皮毛。本文只是做一些嘗試,力圖邊學邊總結邊提高,以便進一步推動今後的工作。
其次,在人才培養方面,過去我們側重在“雙棲人才”(指兼通索引業務和電腦技術),現在看來應該提“三棲人才”,增加熟悉現代管理學這一條。
第三,有必要探索科研的管理學,找出科研管理的特點,解剖大量的個案,以便歸納其中共同的規律。
本文僅作爲抛磚引玉,能引起重視管理問題并作進一步討論,就算達到目的了。至於文中不當之處,請予批評指正。
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